Tous les freelancers et entrepreneurs que je connais se sont un jour demandé si un logiciel de gestion de tâches ou de projets ne leur serait pas utile. Je ne fais pas exception à la règle. Histoire de vous faire gagner du temps, je vous propose donc de partager mon expérience avec vous.
Vous faire gagner du temps? Si vous avez un jour tapé « project management software » ou « task list software » dans Google, vous comprendrez certainement de quoi je parle. Et si ce n’est pas le cas, voici une liste des quelques logiciels que j’ai étudiés ou essayés au cours des deux dernières années: Omnifocus, Things, Nozbe, Asana, Basecamp, Azendoo, Insightly, Zoho Projects, Todoist, Wedoist, Wrike, Teamwork, Trello, Redbooth, Podio, MS Project, Merlin, Evernote…. Vous l’aurez compris, il y a une foultitude de logiciels. Je me suis longtemps demandé pourquoi, avant d’enfin avoir un flash: si toutes ces solutions arrivent à rester viables et à trouver des clients, c’est avant tout parce qu’il y a autant de logiciels que de besoins.
Connais-toi toi-même !
Et donc, pour bien choisir, le meilleur point de départ est de vous poser les bonnes questions sur vous-même et sur vos besoins:
- avez-vous besoin d’un gestionnaire de tâches (task list manager) ou d’un gestionnaire de projets ? Selon la définition de David Allen (l’auteur du best-seller « Getting things done »), que je vous cite de mémoire, une tâche c’est une action indépendante. Un projet, c’est un ensemble de tâches. Par exemple, aller chercher du pain chez le boulanger est une tâche s’il vous suffit de prendre votre portefeuille et de claquer la porte derrière vous. Selon Allen, ça devient un projet à partir du moment où, par exemple, vous devez recherche la localisation des boulangers les plus proches de chez vous, faire un tour sur yelp pour en évaluer la qualité, passer au distributeur de billets chercher de l’argent, et enfin, aller chez le boulanger de votre choix. Si vous êtes traducteur freelance, vous aurez plutôt une série de tâches devant vous (vos différents « jobs » de la semaine). Votre gestionnaire vous servira surtout à prioritiser et à ne rien oublier. Si vous êtes graphiste spécialisé dans la conception de sites web, vous aurez plutôt besoin d’un gestionnaire de projets, surtout si vous travaillez sur plusieurs sites en même temps. Beaucoup de gestionnaire de tâches incluent une dimension « projet » , une dimension « sous-tâche », voire les deux. Sauf Nozbe, qui veut rester simple et n’accepte donc pas les sous-tâches.
- êtes-vous novice en la matière? Moins vous avez l’habitude de ces logiciels, plus leur prise en main s’avèrera ardue. Si vous êtes novice, orientez-vous vers Things, Nozbe ou Omnifocus (ou d’autres logiciels du même acabit, comme Remember the Milk, que je n’ai ni testé ni évalué). Il sera toujours temps de passer à quelque chose de plus gros quand vous vous sentirez ) l’étroit
- utilisez-vous déjà des technologies « cloud » pour vos fichiers (Google Drive, Dropbox, Box, Sugarsync) et vos notes (One Note, Evernote) ? Si la réponse est oui, vous devez impérativement sélectionner un logiciel qui permet un lien facile. Si vous êtes, comme moi, fan d’Evernote, vous allez à la fois être désappointé et soulagé. La seule application que j’ai testée et qui intègre parfaitement Evernote est Nozbe. Evernote a initié un partenariat avec Azendoo, mais l’intégration est moins bonne. Dans Nozbe, vous pouvez directement ouvrir une note Evernote dans l’application Desktop. Dans Azendoo, ce n’est pas le cas. Vous pouvez juste plus facilement attacher une note, qui s’ouvrira dans l’interface web. Un chouia plus compliqué. Cela dit, si vous connaissez la note à intégrer, il vous suffit d’aller chercher le lien unique de votre note à l’intérieur d’Evernote et vous pouvez l’attacher à votre tâche. Pour les gestionnaires de fichiers, par contre, il vous sera plus facile de trouver chaussure à votre pied.
- avez-vous besoin d’organiser une collaboration au sein d’une équipe, si restreinte soit-elle? Si oui, vous allez tomber à court avec Omnifocus. Par contre, des solutions comme Nozbe ou Todoist vous conviendront parfaitement dans un premier temps.
- avez-vous besoin d’organiser la collaboration avec votre client ou avec des prestataires externes ? Dans ce cas, il vous faut un logiciel qui permet deux niveaux de participants: les membres de l’équipe et les externes (clients ou prestataires). Pour la collaboration simple, sans trop de gestion de projet (milestones, dépendances, GANTT et tout le toutim…), je vous recommande chaudement Basecamp. Si vous avez besoin de quelque chose d’un peu plus solide (mais pas encore de dépendances et de GANTT), Azendoo ou Asana feront l’affaire. Si vous évaluez un autre logiciel, faites attention à la tarification: certains fint une distinction entre l’équipe et les externes, d’autre pas, et cela peut faire une grosse différence de prix.
- quelle est la taille de votre équipe? Certaines solutions ne sont accessibles qu’aux équipes d’une certaine taille. Je pense notamment à Redbooth. J’avais mal lu les options de tarification, et j’ai donc testé la version gratuite de Redbooth pendant un mois, à ma plus grande satisfaction (c’est vraiment un très bon logiciel) jusqu’à ce que, ô déception, je réalise que le plan le plus simple impliquait une équipe de 10 personnes et était hors de mon budget 🙁
- êtes vous un pro de la gestion de projet? Si les mots GANTT, milestones, dépendances et kanban vous disent plus que vaguement quelque chose, vous aurez besoin d’une solution plus robuste, ou en tout cas plus adaptée à vos compétences. Ce n’est pas mon cas, mais j’ai testé quelques semaines un chouette logiciel du côté GANTT de la force: Wrike. Si vous êtes plutôt Kanban, je connais des tas de gens qui ne jurent que par Trello. Perso, je préfère Asana, qui a une espèce de Kanban-light dans sa manière de procéder.
Et voilà. Fin du premier épisode. La semaine prochaine, je vous ferai part de mon expérience avec quelques logiciels testés au cours des deux dernières années.
