Dans un précédent post, j’avais évoqué la méthode GTD – Getting things done – de David Allen. Que donne-t-elle au quotidien?

Chacun adapte la méthode de David Allen à sa sauce. Certains n’en font même qu’une application partielle, ce que David Allen déconseille. Pour lui, en effet, seul le passage intégral à sa méthode livre de réels bénéfices. Pour la pratiquer depuis bientôt trois ans, je ne peux que confirmer. Les écarts se paient cash. Même s’il est difficile de ne jamais en faire.

Le point central de GTD, c’est un système de « récolte des tâches » qui ne laisse rien passer. Comme nous vivons dans un monde à la fois physique et électronique, il vous faudra un double système: une « Inbox » physique dans laquelle déposer courriers, magazines, notes, etc. Et une Inbox électronique dans laquelle déposer emails, extraits de sites web, etc.

La magie du bac à courrier

Pour l’Inbox physique, j’utilise un simple bac à courrier, bien profond. Comme je suis du genre paresseux, je ne vide pas cette inbox tous les soirs mais toutes les semaines. Lorsqu’un document ou un objet requiert une action immédiate, je ne le dépose donc pas dans cette inbox physique. Si c’est un document, je le range dans une farde « affaires en cours ». Si c’est un objet, je le range à un endroit logique. Dans les deux cas, je note immédiatement dans mon application de gestion de tâches (dont nous parlerons plus tard) de m’en occuper dans la journée, ou dans les deux jours. Si ça peut attendre dimanche (le jour de tri de mon Inbox physique), par contre, alors pas de problème, l’inbox est le meilleur endroit.

La boîte de réception, votre meilleure amie

Pour les emails, deux éléments sont indispensables:

• avoir un endroit où centraliser tous les emails entrants. L’idéal est un client mail comme Outlook, Mail:app, Thunderbird, Eudora, ou que sais-je encore. Configurez-y tous vos comptes en IMAP. Cela vous permettra de conserver tous vos e-mails sur les différents serveurs et de pouvoir y accéder par un programme de webmail ou via votre smartphone sans rien perdre. Et surtout, ça vous permettra de satisfaire à la deuxième
• une discipline de fer: ne gardez dans votre boite de réception que les mails qui n’ont pas encore été « traités ». Par « traités », je ne veux pas dire « gérés et clôturés ». Mais dès que vous avez décidé ce que vous en ferez, il n’ont plus rien à faire dans votre boîte de réception. Enregistrez une tâche dans votre gestionnaire de tâches et transférez le mail correspondant dans un dossier séparé. J’utilise par exemple un dossier par client, simplement parce que ça facilite aussi les recherches.

Prévoyez un plan « D »

Cela dit, vous ne serez pas en permanence vissé à votre bureau. Donc, vous devrez mettre au point une ou plusieurs stratégies pour noter au vol les idées ou tâches qui vous passent par la tête quand vous êtes en déplacement. Si vous avez un smartphone, pas de problème, la plupart des logiciels de gestion de tâches dignes de ce nom se synchronisent à distance. Si vous n’avez pas de smartphone ou de logiciel de gestion de tâches, la méthode la plus efficace – à mon sens- consiste à appeler votre répondeur téléphonique pour y laisser un message. Mais un smartphone, c’est quand même plus pratique.

Conclusion, mais pas fin

Voilà en tout cas comment j’ai organisé ma pratique de GTD. Ce n’est sans doute pas parfaitement « compilant » avec les préceptes de David Allen, mais ça me convient et les résultats sont efficaces. La prochaine chronique GTD traitera des applications GTD-compliant. Plus exactement, nous en détaillerons deux. L’une m’est familière, parce que c’est celle que j’emploie. L’autre me l’est moins, mais plusieurs amis adeptes de GTD en sont très satisfaits. Toutes deux sont légèrement différentes et offrent leurs fonctionnalités conviendront mieux à certains styles ou à certaines fonctions. Stay tuned…